Jaké typy akcí existují?

Obchodní akce jsou důležitou součástí jakékoli společenské aktivity a obchodních procesů. Pravidelné pořádání takových akcí a setkání přispívá k utváření pozitivní pověsti společnosti a vytváření její příznivé image a je také klíčem k úspěšnému budování interní firemní komunikace a vztahů s cílovými skupinami, včetně partnerů, klientů, investorů a média.

Kreativní agentura “Max Event” poskytuje komplexní servis pro pořádání a vedení firemních akcí – od vypracování konceptu, designu a technické podpory akcí až po tvorbu kvalitního obsahu pro obchodní program.

Při vytváření konceptu setkání dbáme na to, abychom zohlednili očekávání zákaznické společnosti a vlastnosti cílového publika. Může to být konference, prezentace, briefing, slavnostní zahájení nebo jakákoli jiná oslava, kterou lze využít jako účinný marketingový nástroj.

Typy obchodních akcí a jejich vlastnosti

Mezi hlavní typy obchodních jednání patří:

• konference – účast zástupců jedné nebo více organizací na obecné diskusi o výsledcích spolupráce. V rámci této akce se do popředí dostávají problémy, které vznikají při realizaci podnikatelských nápadů, a navrhují se způsoby jejich řešení;
• tisková konference – setkání zástupců místních a regionálních médií pořádané společností za účelem sdělení jejího postavení, společensky významných novinek či jiného důvodu. Zahrnuje účast lidí přímo spojených s touto novinkou nebo zástupců pořádající společnosti, kteří chtějí předat důležité poselství široké veřejnosti. Pořádání konference za účasti novinářů má pro společnost velký význam, dává jí možnost upoutat pozornost široké veřejnosti na její aktivity a zůstat po určitou dobu viditelná;
• prezentace je slavnostní představení nové společnosti, projektu, produktu nebo produktu okruhu pozvaných osob, které podporuje produktivní komunikaci s cílovým publikem a potenciálními klienty. Během prezentace jsou užitečné informace o předmětu akce poskytovány v nejpohodlnější formě pro příjemce;
• fórum je rozsáhlá platforma, která slouží ke komplexní diskusi o široké škále problémů souvisejících s jednou z oblastí činnosti společnosti. Pořádání fór vám umožňuje zvýšit úroveň důvěry v zúčastněné firmy, jejich hodnocení a vyřešit aktuální obchodní problémy v neformálním prostředí;
• kulatý stůl je demokratické setkání, které se koná v rámci větší akce za účelem mnohostranné diskuse o problémech relevantních pro zúčastněné firmy a hledání oboustranně výhodného řešení. Akce tohoto formátu umožňuje shrnout názory na projednávané téma a učinit rozhodnutí, na základě kterých lze uzavírat nové dohody;
• obchodní hra – modelování pracovního procesu, zjednodušená reprodukce výrobních situací pro vzdělávací účely. Představuje posloupnost akcí, které musí účastníci provést, aby dosáhli požadovaného výsledku. Umožňuje předvídat manažerská rozhodnutí, vytvářet podmínky co nejblíže skutečným a rozvíjet potřebné dovednosti;
• školení – krátkodobé aktivní školení zaměřené na zvyšování kvalifikace personálu a výsledků výrobní činnosti. Vyžaduje systematický přístup, který ovlivňuje všechny aspekty podnikání nebo činnosti organizace. Školení obchodní komunikace a efektivního prodeje jsou dnes velmi žádaná.
• fokusní skupina – získání názoru cílové skupiny na předměty výzkumu, včetně zboží a služeb, služeb nebo marketingové společnosti prostřednictvím dotazování jejích jednotlivých zástupců. Diskuse o zadaných úkolech probíhá přímo ve skupině 7-10 osob. Standardní průzkum k provedení potřebného výzkumu trvá asi půl hodiny;
• seminář – skupinová lekce určená k výměně úspěšných zkušeností a užitečných informací s obchodními partnery, diskuzi o nových projektech, hledání řešení případných problémů a získávání názorů zkušených účastníků. Takové hodiny mohou být uzavřené (pro určitý okruh lidí) nebo otevřené, kdy se semináře může zúčastnit kdokoli.

Vhodný formát akce je vybrán v závislosti na cílech stanovených zákazníkem a očekávaném výsledku. Jedná-li se například o prezentaci produktu, lze informace zprostředkovat širokému okruhu účastníků pomocí monologu řečníka, přičemž v tomto případě chybí vzdělávací složka.

Jaké úkoly zahrnuje pořádání firemních akcí?

Obchodní akci předchází řešení mnoha problémů. Mezi nimi:

• vypracování kreativního konceptu pro setkání nebo společenskou událost;
• výběr a pronájem místa, technického vybavení (flipchart, projektor, mikrofony, prezentér, plazmové panely, vybavení pro pořádání online setkání);
• vytvoření databáze účastníků a vyhledávání zkušených moderátorů;
• přilákání mediálních partnerů k pokrytí události v médiích;
• tvorba programu akce a design prezentací řečníků, navržených ve stejném stylu;
• stravování: obsluha terénním personálem, organizace bufetových porcí, coffee breaků a rautů;
• zajištění ubytování účastníků během konference nebo jiné akce;
• branding prostor, vývoj loga, floristika a scénický design;
• výroba reklamních, prezentačních a upomínkových výrobků, jmenovek a diplomů;
• focení a natáčení videa, zpracování podkladů a příprava pozemku, replikace.

Na přání zákazníka je možné pronajmout i podpůrný personál včetně administrátorů, překladatelů, hostesek, zvukařů.

Jak vidíme, k zahájení jakékoli obchodní akce budete muset ujít dlouhou cestu – od vytvoření plánu schůzky až po rychlé dokončení malých souvisejících úkolů. To vyžaduje organizační schopnosti, zkušenosti, úsilí a čas. Proto mnoho podniků raději svěří přípravu takových obchodních akcí organizacím, které se touto problematikou zabývají na profesionální úrovni.

Etapy přípravy obchodních akcí

Výše jsme diskutovali o tom, jaké obecné a konkrétní úkoly musí pořadatelé takových akcí řešit. Podívejme se nyní na fáze jejich řešení:

• stanovení cílů pro schůzku, což vám umožní určit počet účastníků, rozsah akce a potenciální náklady;
• výpočet a schválení rozpočtu;
• vypracování plánu a koncepce akce;
• rozdělení úkolů, tvorba rozvrhu školení;
• reklamní kampaň, poskytování informační podpory akce;
• základní přípravné práce: pronájem sálu, pozvání účastníků, výběr řečníků, sestavení zábavného programu a vyhledávání umělců, zajištění ostrahy, stravy a ubytování pro hosty;
• technické vybavení místa, kde se akce bude konat.

Každá fáze přípravy veřejné akce je intenzivní organizační a kreativní prací, za níž se skrývá práce několika specialistů současně. A pokud bude jejich úsilí úspěšné, procento dosažení obchodních cílů, pro které je akce plánována, dosáhne své maximální hodnoty.

Aby vaše plánovaná obchodní akce proběhla hladce a byla pro vaše hosty dlouho zapamatovatelná, kontaktujte agenturu MaxEvent. Rádi se ujmeme všech starostí s organizací setkání jakéhokoli formátu a tuto akci pojmeme na slušné úrovni. Vlastní dodavatelská základna, moderní technické vybavení a komfortní podmínky pro oslavy nám umožňují zvládat úkoly jakékoli složitosti. Žádost můžete podat na webu nebo telefonicky.